Privacybeleid Gospelkoor Real Power
Ieder die lid wordt van Gospelkoor Real Power deelt persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk dat hiermee zorgvuldig wordt omgegaan. Hier wordt beschreven op welke wijze dit gebeurt en welke rechten de leden hebben.
Inschrijfformulier/ledenlijst
De leden verstrekken door middel van het inschrijfformulier de volgende persoonsgegevens voor de genoemde doeleinden:
| (Voor)naam | voor de verdere verwerking van de gegevens |
| Adres | voor de inning van contributie en het bezorgen van een attentie bij lief en leed |
| Geboortedatum | om inzicht te hebben in de leeftijdsopbouw van het koor |
| Emailadres | voor het versturen van informatie en verdere communicatie. Berichten naar alle koorleden worden steeds verstuurd onder bcc. Daarnaast worden de mail adressen gebruikt om MP3 bestanden door te sturen ten behoeve van het instuderen van muziek. |
| Telefoonnummer | om snel alle leden te kunnen bereiken |
| Zangervaring | essentiële informatie voor de dirigent |
| Handtekening | hiermee verbindt het koorlid zich aan het koor zoals omschreven in huishoudelijk reglement en statuten en hiermee gaat het koorlid ook akkoord met het gebruik van zijn of haar gegevens |
| Datum ondertekening | vastlegging van de aanvang en daarmee bepaling van de duur van het lidmaatschap (t.b.v. jubileum) |
Van ieder koorlid wordt bovendien een aantekening gemaakt tot welke stemgroep hij of zij behoort. De dirigent kan hierdoor toezicht houden op een evenwichtige stemverdeling binnen het koor.
De inschrijfformulieren worden door de secretaris op een afgesloten plaats bewaard. De gegevens worden door de secretaris in de ledenlijst verwerkt en bewaard op een goed beveiligde usb stick.
Overige vastleggingen
De penningmeester houdt per koorlid een overzicht van de betalingen bij. Deze bewaart hij op goed beveiligde wijze.
Van de aanwezigheid bij repetities wordt aantekening gehouden. De registratie vindt op papier plaats. De aantekeningen worden zorgvuldig door een bestuurslid bewaard en regelmatig met dirigent en bestuur besproken om leden te kunnen aanspreken op hun geringe deelname.
Website
Gospelkoor Real Power beschikt over een website. Door middel van een gebruikersnaam en wachtwoord kunnen koorleden gegevens inzien die afgeschermd zijn voor derden. De persoonsgegevens die raadpleegbaar zijn, naam, adres, telefoonnummer en geboortedatum. Door zich te registreren op de besloten ledenpagina geven leden andere leden toestemming hun gegevens te kunnen bekijken.
Foto- en filmmateriaal
Gospelkoor Real Power heeft een open en besloten Facebookpagina. Op de besloten pagina worden foto’s en films van optredens geplaatst. Verdere openbaarmaking hiervan vindt niet plaats wanneer het koorlid aangeeft dat hij of zij dat niet wenst.
Verstrekking aan derden
Persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt. Een uitzondering hierop vormt de verstrekking van naam en adres van de koorleden aan de gemeente ten behoeve van de subsidieaanvraag.
Recht op inzage en verwijdering
Ieder koorlid heeft het recht op inzage in zijn of haar persoonsgegevens. Bovendien heeft het koorlid het recht zijn of haar gegevens te laten verwijderen. Het bestuur beslist in dat geval of het lidmaatschap kan blijven voortbestaan.
Bewaartermijn
Bij opzegging van het lidmaatschap worden de persoonsgegevens bewaard, bijvoorbeeld voor een reünie. Een ex-lid kan de vereniging altijd verzoeken zijn of haar gegevens uit het ledenbestand te verwijderen.
